Konferencja, promocja produktu, wyjazd dla pracowników, a może impreza firmowa? Organizacja eventu to spore wyzwanie pod względem logistycznym i technicznym, ale nie tylko. Z pewnością chcesz, żeby wydarzenie było wyjątkowe i na długo zapadło w pamięć gości. Przygotowanie takiej imprezy wymaga dobrego planu, harmonogramu, kreatywności oraz solidnych partnerów, bo dobry event to zgrana praca zespołowa, w której liczy się każdy szczegół.
Cel eventu i grupa docelowa
Jeszcze zanim zaczniesz zastanawiać się nad budżetem czy koncepcją wydarzenia, określ, jaki cel chcesz osiągnąć dzięki eventowi. Czy ma być nim promocja konkretnej marki, produktu, a może idei? Czy chcesz zorganizować wyjątkowe spotkanie w podziękowaniu dla najważniejszych klientów? A może chodzi o integrację Twoich pracowników? Odpowiedź na to pytanie, ułatwi Ci zaplanowanie budżetu, wybór lokalizacji imprezy, programu oraz sposobu komunikacji.
Miejsce eventu ma znaczenie
Nie bez powodu tyle czasu i wysiłku poświęcamy na znalezienie najlepszej miejscówki dla naszego eventu. To ona w znacznej mierze będzie decydowała o sukcesie wydarzenia. Organizacja eventów w Gdyni jest o tyle prostsza, że sama lokalizacja jest bardzo atrakcyjna i stanowi popularną, chętnie odwiedzaną destynację. Dzięki dużemu zainteresowaniu turystów oraz kwitnącym biznesom, miasto to posiada bardzo bogatą infrastrukturę hotelową. Decydując się na konkretny obiekt, weź pod uwagę jego położenie. Oczywiście największym zainteresowaniem cieszą się hotele położone nad samym morzem i trudno się temu dziwić. Drugą istotną kwestią, jest przestrzeń, którą dysponuje obiekt. Musi on pomieścić odpowiednią liczbę osób, zapewniać sale konferencyjne dopasowane do Twoich potrzeb oraz sprzęt techniczny. Najlepiej, jeśli obsługa hotelu ma duże doświadczenie w organizowaniu różnego typu imprez – będzie wówczas dla Ciebie solidnym partnerem, który ułatwi wiele spraw.
Ciekawy program imprezy
Niezależnie od tego, czy organizujesz konferencję dla naukowców, duże spotkanie biznesowe, prezentację produktu czy imprezę integracyjną, nie chcesz, aby była ona nudna i kojarzyła się z obowiązkiem do odbębnienia. Dlatego oprócz części merytorycznej, zapewnij swoim gościom rozrywkę. Tworzenie ciekawych scenariuszy imprez to część wyzwania, jakim jest organizacja eventów. Gdynia na szczęście obfituje w pomysły. Możesz zdecydować się na rejs po wodach Zatoki Gdańskiej, czarter łodzi z serwisem gastronomicznym czy ekspedycję z połowem ryb. Jeśli wolisz stacjonarne rozrywki, rozważ warsztaty kulinarne pod okiem szefa kuchni, degustację wysokiej jakości alkoholi albo spotkanie coachingowe ze znanym autorytetem.
Zaplecze techniczne i gastronomiczne
Takie kwestie, jak niekomfortowe pokoje czy kiepska kuchnia mogą skutecznie popsuć najlepszy wyjazd integracyjny. Dlatego wybierz obiekt, który cieszy się dobrymi opiniami, a najlepiej sprawdź go wcześniej osobiście. Dowiedz się, czy obsługa może Ci polecić sprawdzoną firmę, która ułatwi Ci organizację eventów w Gdyni.
